クラウド名刺管理ソフトの導入・活用事例
総務業務
交換した名刺を宛先に年賀状やお中元・お歳暮を贈りたい
年賀状の送付やお中元・お歳暮でのごあいさつとして、年賀はがきや案内状、贈り物を贈ることは、日本の商習慣では非常に重要です。『名刺活用販促支援サービス 名刺de商売繁盛』を活用すれば、名刺情報から宛先リストを作成し、はがき印刷や配達伝票の作成など、さまざまな宛名印刷に活用できます。
名刺の名寄せ機能で、常に最新の名刺情報をデータベースに保持することができ、宛先リストのメンテナンスも簡単にできます。また、ダウンロード機能を使いはがき印刷やメール配信、配達伝票作成などの外部ソフトに連携できます。
年賀状やお中元・お歳暮などのごあいさつだけではなく、会社移転や祝賀会の案内など、会社のイベントを案内時などにもご活用いただけます。
悩み
・年賀状や贈り物を贈る際、宛先の方の最新の部署や役職、住所の維持・確認に時間と手間がかかる。
・エクセルで送付履歴を管理しており、煩雑になっている。
・業務の引継ぎ時に送付履歴も一緒に引き継ぎたい
効果
■最新の部署や役職を確認するプロセスが簡略化されて、手間が省けた。
■「いつ」「どのような内容を送ったのか」などの過去の送付履歴を残すことができた。
■名刺情報に送付履歴を付加できるので、業務の引継ぎ時にも送付履歴も一緒に引き継ぎできます。
利用する機能
解決方法
手順1：各個人で登録した名刺の名寄せを行う
同じ宛先に対して重複した案内を送ることのないようにしなければなりません。『名刺活用販促支援サービス 名刺de商売繁盛』を活用すれば、会社名やメールアドレスなどを使って、交換した名刺を名寄せできます。「名寄せを手作業で行うのは面倒」という方には、自分の名刺を自動で名寄せする機能がございますので、お客様の手間を省くことができます。
手順2：管理者が【共通タグ】で『年賀状』タグを作成。
管理者の設定から簡単に共通タグを登録できます。共通タグは作成すると全社員で利用できます。「2015年賀状」「2016年賀状」と年号を入れておくことで、名刺情報に送付履歴を付与できます。
手順3：各ユーザーが必要な名刺に【共通タグ】『年賀状』を登録。
個人が所有する名刺に対して、年賀状送付対象の名刺であることを示す共通タグを設定します。タグは複数の名刺に対して一括で登録できます。またアシスタントとしてタグの設定を代理で行うことができます。
手順4：名刺検索で【共通タグ】『年賀状』を指定して検索し、ダウンロード
検索機能を使い、【共通タグ】『年賀状』を検索し、対象となる名刺情報をダウンロードします。ダウンロードは権限を「利用可」にすることでダウンロードできるようになります。権限が与えられた人のみが実施でき、セキュリティの範囲を指定できます。名刺を検索する人が管理者権限であれば、グループ公開や非公開の名刺も確認できます。
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