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クラウド名刺管理ソフトの導入・活用事例

広友リース株式会社様

「事業再編による部門統合のために、お客様の見える化とデータ共有がえきる『名刺de商売繁盛』を導入しました。」

業種 サービス業
事業内容 総合什器備品レンタル業
課題 ・名刺がデータとして社内で共有されておらず、個人単位での管理となっており、活用しきれていなかった
・各部門のお客様を見える化しなければならなかった
導入効果 ・新ブランドの立ち上げに向けた事業再編に関連する部門で主に活用しています。
・お客様の重複や全体像を把握するために、お客様の見える化・データ共有を進めています。

広友リース株式会社様

広友リース株式会社

広友リース株式会社(以下、広友リース)は、1968年に国内で初となる建設現場事務所向け什器備品のレンタルを開始し、以来45年にわたりレンタルのリーディングカンパニーとして、新しい価値を社会に提供してきました。現在、北は北海道から南は沖縄までに9カ所の物流拠点と28カ所の営業・サービス拠点を展開しています。
「名刺de商売繁盛」の導入と活用について、広友リース株式会社 事業戦略グループ 課長 清家克規氏にお話を伺いました。

目次

レンタルのリーディングカンパニーとして

事業内容について、お教えください。

倉庫
広友リース及びグループのレンタル品を
保管している倉庫

広友リースは、1968年に国内で初となる建設現場事務所向け什器備品のレンタルを開始し、以来45年にわたりレンタルのリーディングカンパニーとして、新しい価値を社会に提供してきました。
レンタルの対象となるビジネス領域は、建設現場事務所向けから、不動産販売センター向け、東京マラソンを始めとする各都市マラソン等スポーツ分野やエンターテイメント分野などの各種展示会関連へと拡大し、現在ではビジネス分野でのレンタルなら、あらゆる産業のどんな場面にもお応えできるまでになっています。

最近では、オフィス移転をワンストップでご提供するファシリティ・マネジメント事業、さらに太陽光発電を中心とした次世代ソリューションを提供するスマートレンタルシステム事業などにも、積極的に取り組んでいます。
現在、北は北海道から南は沖縄までに9カ所の物流拠点と28カ所の営業・サービス拠点を展開しています。

事業再編のために名刺の管理・活用が必要

「名刺de商売繁盛」をどのように活用していますか。

清家氏
「事業再編で名刺de商売繁盛を
活用しています」と清家氏

2013年7月に「名刺de商売繁盛」を導入し、2014年4月にスタートする新ブランドの立ち上げに向けた事業再編に関連する部門で主に活用しています。お客様の重複や全体像を把握するために、お客様の見える化・データ共有を進めています。
今後は各部門、そして拠点での活用も計画中で、徐々に全社に浸透させていく予定です。

最近では、オフィス移転をワンストップでご提供するファシリティ・マネジメント事業、さらに太陽光発電を中心とした次世代ソリューションを提供するスマートレンタルシステム事業などにも、積極的に取り組んでいます。
現在、北は北海道から南は沖縄までに9カ所の物流拠点と28カ所の営業・サービス拠点を展開しています。

「名刺de商売繁盛」を導入される以前は、どのようなかたちで名刺の管理、活用を行っていましたか。

以前は個人の管理に任せていました。名刺ホルダー等に入れて各人が自分の机に置いている状況でしたね。部署で集約ということも行っていませんでした。 受注案件に関しては、基幹システムで管理していますので、案件単位で企業名や担当者名は登録されています。でも、見積りまでで成約にいたらなかった案件などは登録しませんので、データとして共有されておらず、個人単位での管理となっていました。

私自身、北九州、そして大阪で営業担当として働いていた経験があります。転勤に際して、社内で引き継ぎをしたり、お客様のもとへ新しい担当者とともに挨拶に伺ったりはするのですが、お客様の情報すべてをきちんと引き継ぐことは難しく、取引がないお客様や、前担当者といった詳細情報まで伝えきれたという自信はありません。ときには新たに営業をし直す場面もありました。ですから、何らかのかたちで名刺を管理、活用しないといけないと感じていました。

また、一つのお客様と当社の複数の部門がお付き合いしている場合もあり、それらの情報は担当者同士が連絡を取ればわかるのですが、みな忙しいのでなかなか連絡が取れないままになることも多々ありました。

名刺をデータ化し、一元管理・共有する

前製品である「クロネコ名刺Plus」をご検討いただいた際には、不採用でしたが、その理由を教えてください。

2年前に、名刺の管理・活用をすべくヤマトシステム開発を含む3社から、名刺管理ソリューションのプレゼンテーションを受けました。私だけでなく、社内に名刺の管理を何とかしたい、という思いのメンバーがおり、展示会やインターネットなどで情報を収集して3社に絞り、検討を行いました。

その時、不採用だった理由としては、コストがあげられます。1IDあたりいくらという課金方法でしたので、全社の部門と各拠点で展開するとなるとかなり大きなコストになります。 また、社内全体で名刺を管理しようというところまで、意思統一ができていなかったことも一因かと思います。

「名刺de商売繁盛」を導入されたきっかけについて教えてください。

事業再編の一環として新ブランドを立ち上げるべく、3つの部門を一つに統合する計画が2012年から進められています。その中で課題として出て来たのが、お客様の管理です。各部門ともそれぞれにお客様があり、中には同じお客様であったり、同じ会社の別部署とお付き合いがあるといったケースがあるようでした。ただ、各部門の担当者がどの会社の誰とお付き合いがあるのかはデータとして共有されておらず、担当者一人ひとりに聞かなければわからない状況でした。 各部門のお客様を見える化しなければならない、と考えていたときにヤマトシステム開発 鈴木さんから紹介されたのが、「名刺de商売繁盛」でした。

また、同時期に社長室や社内各部署でも、名刺の管理・活用についてのソリューションを求めていました。

ID単位の課金ではなく、月額制が導入を後押し

導入にあたってどのような検討をされましたか。

清家氏

実は今回は他社製品との比較検討は行っていません。「名刺de商売繁盛」のプレリリース段階で案内をいただいており、それが当社が必要としているタイミングとピッタリだったので、すぐにプレゼンをしていただきました。
機能面、操作面などは以前に検討した際にじっくりと見ていましたし、「名刺de商売繁盛」が持つ機能は当社が必要としている機能を十分に有していましたので、その点での不安などは全くありませんでした。

導入を決めた要因は、
・コスト面:ID単位の課金ではなく、月額制であること。
・事業再編での必要性
・スマートフォンやタブレット(外出先)からもアクセス・検索できる
の3点です。特に、コスト面で月額固定料金制になったことは、導入を大きく後押ししました。全国に拠点があり、180名の営業担当がいる当社にとって、ID単位での課金では導入は難しかったかもしれません。

具体的な使用方法について教えてください。

事業再編による新ブランド立ち上げに際して統合する3部門の営業担当が持つ名刺情報をデータ化しています。それにより、新ブランド全体での顧客を見える化し、営業展開に備えています。

また、2013年5月に社長が交代しました。現社長が持つ名刺の管理、活用も課題として上がっており、秘書がデータ化を進めています。以前は社長の名刺も、年賀状などの発送リストとしてデータ化していたくらいでしたので、今後はトップの人脈を活かした活動につなげていく予定です。

社内の各部門、拠点に関しては、興味を持ったところから随時使用を開始しています。今年度中には全社で活用したいと思います。
お客様だけでなく、仕入れ先の名刺のデータ化も随時進めていく予定です。

導入にあたって社内の運用ルールなどは整備されましたか。

詳細なルールはまだ整備途中ですが、すべての名刺をデータ化するつもりでいます。そして、個人が紙の名刺をストックしないかたちに持っていきたいと考えています。 そして、基本的には全社でデータ共有を考えていますが、社長の名刺だけは閲覧の制限を設定しています。

実際にはまだ「名刺de商売繁盛」全体の機能を活用するところまでは行っていませんので、今後、取り組んでいきたいと考えています。

早く全社への展開を行いたい

「名刺de商売繁盛」を評価していただけますか。

事業再編にあたって3部門統合に伴うお客様の見える化はずいぶんと助けられました。データ化して一元管理することにより、今まで見えていなかった人脈や営業ルートが見えてきますので、できるだけ早く全社の名刺を一元管理できるようにしていきたいと思います。

「名刺de商売繁盛」、そしてヤマトシステム開発への期待がありましたらお聞かせください。

機能面では申し分ありませんので、他の営業支援システムとの連携などが取れるといいと思います。人脈全体は「名刺de商売繁盛」で管理し、案件として成約したデータが営業支援システムと連携が取れるといいですね。

また、当社は首都圏だけで20台のトラックを常駐させています。その運行管理やレンタル商品のWebを通じた見える化にも今後取り組んでいく予定ですので、幅広いお付き合いに期待しています。

記念の一枚
広友リース様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

担当者からひとこと

初回訪問から約2年越しでサービスをご導入いただき、とても嬉しく思います。

鈴木 詔子
当社営業担当
鈴木 詔子

広友リース様には、当初は旧サービスをご検討頂きましたが、費用・機能面でご期待に沿うことができず、一旦は中止となりました。
その際に頂いたご意見を組み込み、名刺de商売繁盛としてリニューアルを致しました。
これから、ご利用中に出てくるご要望に対しても、真摯に受け止め、さらにユーザー様に喜んで頂けるサービスを提供できるように努めます。
更に今後は、ヤマトシステム開発の他のソリューションも組み合わせ、広友リース様のお困り事を解決していきたいと思います。

お客様ご紹介

広友リース株式会社様

広友リース株式会社様

設立 1970年(昭和45年)10月
本社所在地 東京都港区赤坂1-4-17広友ビル
ホームページ http://www.koyou.co.jp/

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